PROJECT
Keberhasilan Manajemen Proyek Adalah Keberhasilan Perusahaan
Mulai dari mahasiswa magang, pemilik usaha kecil menangah, sampai perusahaan besar, akan selalu berurusan dengan proyek, stigma ribet dan melelahkan bahkan selalu tertanam dalam pikiran kita ketika mendengar kata tersebut. Bukan sekedar opini, faktanya proyek memang selalu identik dengan hal dan proses yang ribet apalagi jika dikerjakan secara manual, membayangkannya saja sudah menjadi beban pikiran, mulai dari kegiatan perencanaan, pengarahan, pengorganisasian hingga pengawasan menjadi ruang lingkup yang perlu diperhatikan agar prosesnya sesuai jadwal dan anggaran yang sudah ditentukan, bisa dibilang prosesnya meliputi keseluruhan awal dan akhir.
Mungkin hal pertama yang terpikirkan dalam benak kamu ketika mendengar kata proyek adalah tentang biaya, waktu penyelesaian dan teknik nya saja. Kenyataannya, manajemen proyek lebih luas dari itu, singkatnya saja manajemen proyek yang baik adalah ketika mampu menciptakan visi, mengkoordinasi tim dan klien, mengajak tim untuk stay on track demi mencapai kesuksesan bersama hingga terwujudnya misi perusahaan.
Meskipun menjadi project manager bisa menjadi pengalaman yang luar biasa, Project management alias mengelola proyek adalah pekerjaan yang tidak mudah. Namun, seiring berkembangnya era digital, ada begitu banyak alat yang powerful yang bisa membantu kita mengelola proyek. Namun sebelum ‘menjalankan mandat’ sebagai project manager, kita perlu tahu apa yang sebenarnya dimaksud dengan “manajemen proyek”.
Ribetnya pekerjaan seorang manajemen proyek, tepat seperti yang dikatakan oleh om Rendi Muharmoko di Instagram @tomps.id
PENTING?
Kenapa Project Management itu Penting?
Kata Direktur Project Auditors, LLC. Perusahaan manajemen proyek yang bekerja untuk perusahaan besar sekelas Coca-cola, dll,.
“Operations keeps the lights on, strategy provides a light at the end of the tunnel, but project management is the train engine that moves the organization forward.”
“Operasi membuat lampu tetap menyala, strategi memberikan cahaya di ujung terowongan, tetapi manajemen proyek adalah mesin kereta yang menggerakkan organisasi ke depan.” Pepatah singkat ini memberi makna luas tentang besarnya pengaruh manajemen proyek terhadap kelangsungan suatu organisasi.
Dilansir dari Tomps.id, manajemen proyek secara sederhana adalah penerapan proses, metode, keterampilan, pengetahuan dan pengalaman untuk mencapai tujuan dari sebuah proyek tertentu sesuai dengan kriteria dan parameter yang telah disepakati. Kalau kata Tomps, sebuah proyek tanpa manajemen ibarat mobil tanpa bahan bakar, sebuah proyek tidak akan bisa berjalan jika tidak ada aktivitas manajemen proyek yang baik didalamnya.
Menjalankan sebuah manajemen proyek membutuhkan perencanaan strategi yang cermat dan tepat. Project management tentu menjadi kunci kesuksesan sebuah perusahaan dalam mengelola proyek apabila dapat dimanfaatkan dengan baik, sehingga manajemen proyek sangat dibutuhkan dalam menjalankan sebuah proyek oleh banyak perusahaan bukan hanya perusahaan konstruksi, yang biasanya identik dengan kata “proyek”.
Berikut adalah beberapa alasan kenapa kamu butuh manajemen proyek!
Semakin berkembangnya suatu perusahaan maka semakin banyak target yang harus dicapai, tentu semakin banyak tugas dan hambatan yang harus menjadi tanggung jawab perusahaan. Sehingga keahlian project management sangat dibutuhkan, salah satu fungsi utamanya adalah memetakan rencana dari tahap inisiasi hingga selesainya siklus proyek, selain itu keahlian manajemen proyek sangat dibutuhkan agar seluruh tim memahami dengan baik goal utama proyek kamu, tugas serta tanggung jawab masing-masing individu serta alur business process pada perusahaan.
Fungsi penting lainnya adalah untuk menciptakan aturan serta kesepakatan yang menjadi pegangan keseluruhan tim. Tujuannya tidak lain untuk membangun ruang kerja yang kolaboratif, aktif dan efektif dalam menjalankan proyek.
Diantaranya adalah penjadwalan, pembagian tugas, hingga hubungan antara satu divisi dengan divisi lain, project management akan mendorong seluruh tim untuk berkontribusi semangat dan energi yang sama untuk menyukseskan proyek bersama.
Manajemen proyek dapat melacak proyek dan manajemen risiko proyek sehingga memastikan semua sumber daya digunakan secara efektif dan efisien.
Pentingnya project management adalah agar menciptakan nilai kepemimpinan yang efektif dalma menjalankan proyek, seorang manajemen proyek yang baik akan mampu membawa tim untuk bekerja secara optimal dan menghindari kesalahan dalam menyelesaikan proyek.
Manajemen proyek membantu mengidentifikasi, mengelola, dan menjaga pengeluaran agar sesuai dengan anggaran yang sudah ditetapkan. Manajemen proyek dalam hal ini dapat membantu memperkecil risiko cost over budget dengan menerapkan sistem monitoring keuangan yang tepat dan cermat.
Manajemen proyek penting untuk memastikan risiko proyek dapat terkelola dan termitigasi dengan baik untuk menghindari terjadi masalah di kemudian hari. Project manager harus dapat menganalisis seluruh risiko potensial proyek, membuat mitigasi, dan perencanaan jika risiko tersebut terjadi kelak. Risiko tersebut harus disusun berdasarkan kemungkinan terjadinya (likelihood) dan besarnya risiko. Dengan membuat manajemen risiko, proyek dapat lebih mudah beradaptasi dengan perubahan yang terjadi.
DIGITAL
Halo Tomps, Goodbye Manual Report!
Laporan manual pasti selalu menjadi masalah utama, terutama untuk pekerja konstruksi lapangan dalam sebuah proyek. Mulai dari harus monitoring progres setiap saat hingga tumpukan kertas yang ribet, apalagi jika harus dipindahkan kedalam format spreadsheet, excel, dan software office lainnya.
Terlepas dari proyek skala kecil, menengah atau besar, tentunya sebagai pelaku manajemen proyek, selalu mengedepankan profesionalitas, dengan program kerja yang terukur dan sistematis. Tentunya menjadi pencapaian, jika semua proyek yang dilakukan dapat dimuat dalam sebuah sistem yang rapi, transparan dan dapat dipertanggung jawabkan.
Namun kebanyakan dari kita masih melakukan manajemen proyek secara manual, sehingga kurang efisien jika harus dikerjakan satu per-satu dalam memuat dan menganalisa laporan serta melihat perkembangan performa dari masing-masing data.
Namun digitalisasi selalu memberikan solusi, sekarang stigma bahwa project management itu ribet kian memudar dengan hadirnya aplikasi manajemen proyek. Salah satunya adalah aplikasi manajemen proyek karya anak bangsa, Tomps. Aplikasi ini dirancang untuk memfasilitasi pengerjaan proyek sehingga lebih efisien. Aplikasi project management bisa diatur sesuai dengan kebutuhan organisasi sehingga dapat digunakan oleh berbagai jenis dan ukuran bisnis.
Aplikasi manajemen proyek menjadi sebuah implementasi sistem baru dalam dunia kerja, apakah benar aplikasi manajemen proyek dapat mempermudah alur ekrja sehingga lebih efisien dan efektif?
Simak beberapa manfaat aplikasi manajemen proyek berikut!
1. Meningkatkan Perencanaan dan Penjadwalan
Fungsi aplikasi project management adalah agar dapat membuat tugas dan memberikan kepada siapa tugas tersebut harus diselesaikan beserta tanggal dan status tugas tersebut. Anggota tim dapat melihat tugas tersebut secara visual agar tiap bidang mengetahui mereka harus mengerjakan apa. Dengan demikian, tidak ada lagi alasan deadline yang terlewat akibat manajemen yang buruk.
2. Kolaborasi Tim dan Delegasi Tugas Menjadi Lebih Baik
Memberikan tugas untuk masing-masing anggota tim dapat menghabiskan waktu bagi seorang manajer, terutama pada proyek besar yang melibatkan departemen lain dari berbagai lokasi yang berbeda-beda. Daripada harus briefing pada tiap orang, tugas tersebut dapat dengan mudah dipaparkan dalam timeline proyek dan diberikan kepada anggota tim yang bersangkutan beserta dengan instruksinya.
3. Remote Working Yang Efisien dan Produktif
Di tengah wabah virus Covid-19 saat ini, perusahaan tertantang karena mau tidak mau harus menerapkan remote working atau work from home. Namun, perusahaan dapat sedikit bernafas lega dengan adanya aplikasi manajemen proyek. Dengan aplikasi ini, project manager dapat dengan mudah memastikan tugas terselesaikan tanpa harus mengecek secara langsung.
4. Manajemen Anggaran
Hal penting lain yang dapat dilakukan aplikasi ini adalah manajemen biaya. Kamu dapat melihat pengeluaran biaya secara real time dan mengidentifikasi mana yang menjadi pengeluaran terbesar. Hal ini dapat menjadi dasar pengambilan keputusan untuk mengelola biaya sehingga lebih efisien.
Contohnya seperti fitur aplikasi Tomps berikut, terdapat banyak sekali fitur istimewa yang dirancang untuk mempermudah kamu dalam memanajemen proyek. Diantaranya:
Fitur Dashboard
Tampilan halaman dashboar aplikasi manajemen proyek Tomps didesain agar lebih multi-fungsi. Semua jenis pekerjaan proyek dapat dipantau, mulai dari anggaran proyek, jadwal penyelesaian proyek, target, realisasi Berita Acara Serah Terima (BAST), peta persebaran lokasi proyek yang dilihat dalam Geo-Maps serta umlah user yang aktif.
Kerennya, semua informasi yang dibutuhkan disajikan dalam bentuk chart dan kurva grafis yang rapi. Sehingga kita bisa melihatnya dengan detail dan transparan.
Fitur Project
Pada fitur project, memungkinkan kamu untuk mengatur detail proyek sesuai dengan tenggat waktu yang diinginkan pelaksana proyek. Bukan hanya itu, kita juga bisa melakukan project control dan project tracking, yaitu kegiatan mengontrol proyek ketika sedang berjalan. Memungkinkan kamu untuk mengetahui sejauh mana proyek sudah berjalan dan berada di tahap mana.
Fitur Report
Satu hal lainnya yang sangat diperlukan oleh manajemen proyek adalah fitur report. Kini kegiatan melacak data, perkembangan risiko, perubahan yang terjadi pada poyek dan masalah lainnya akan ditampilkan dalam satu klik, tanpa perlu membawa data penting dalam bentuk berkas secara ribet lagi!.
Fitur Project Cost
Kebanyakan orang menggunakan spreadsheet untuk menyimpan data penting perusahaan. Masalahnya, spreadsheet punya kapasitas penyimpanan yang terbatas dan tanpa disadari penyimpanan akan habis.
Tomps menawarkan dua fitur project cost. Yaitu On-Cloud yang memberikan ruang penyimpanan yang sangat luas dan besar. Serta On-Promise yang memiliki system keamanan untuk menjaga kerahasiaan data penting perusahaan.
Dua fitur ini tentu akan membuat project cost menjadi lancar, selain ruang penyimpanan yang tidak terbatas tentu kerahasian kamu akan terjaga.
Sampai sini, makin tertarik dan penasaran dengan aplikasi manajemen satu ini? Perkenalkan, Tomps. Aplikasi manajemen proyek All-in-one yang cepat, real-time dan transparan!
Halo, Tomps.
Tomps adalah aplikasi manajemen proyek kolaboratif berbasis mobile dan web yang mengedepankan kemudahan dalam mengelola proyek melalui supervisi online. Berbagai smart features yang ditawarkan sangat strategis untuk proyek di berbagai skala dan industri. Tomps menawarkan nilai real-time, transparansi dan fleksibilitas dalam meningkatkan performa manajemen proyek anda.
Satu aplikasi untuk berbagai manajemen proyek.
Dari A-Z Semua Bisa Dengan Tomps
TOMPS
Manajemen Proyek Semakin Efektif dan Efisien Dengan Tomps!
Di era serba digital ini, digitalisasi manajemen proyek menjadi sangat penting dilakukan. Pekerjaan berat seperti manajemen proyek mampu menjadi lebih efisien dan efektif dengan adanya bantuan teknologi.
Tomps hadir sebagai salah satu solusi permasalahan manajemen proyek. Sebagai aplikasi berbasis mobile dan web yang ditunjang teknologi modern, Tomps membuktikan diri mampu memberikan peningkatan yang siginifikan terhadap perkembangan perusahaan, beberapa diantaranya :
TOMPS
Kenapa Tomps Lebih Unggul Dari Yang Lain?
Securing Capex
Securing Capex memiliki fungsi untuk mengontrol belanja modal dalam proyek. Hal ini dapat menghemat pengeluaran dengan adanya fitur untuk memilah bahan yang lebih diprioritaskan untuk dibeli oleh perusahaan.
Detail bahan yang dibutuhkan dan rincian biayanya akan ditampilkan oleh sistem, sehingga kita bisa mengontrolnya dengan lebih transparan, sehingga meminimalisir atau bahkan tidak ada pengeluaran yang tidak tercatat.
Opportunity Loss and Profit
Menggunakan aplikasi manajemen proyek Tomps, secara nyata dapat meminimalisir Loss atau kerugian karena seluruh loss dan profit ditampilkan secara detail, real time dan transparan. Sehingga pemilik proyek dapat memantaunya dari jauh secara tenang.
Dengan berkurangnya kerugian, secara pasti akan meningkatkan profit perusahaan. Kemungkinan proyek berhasil semakin besar, sehingga keuntungan pun dapat maksimal.
Customization by Operating Model
Kamu tidak perlu kembali ke kantor untuk mengecek sejauh mana perkembangan proyek. Dimana pun kamu berada dan kapanpun, kamu bisa mengecek kemajuan proyek melalui aplikasi manajemen proyek Tomps.
Melalui fitur kustomisasi pada Tomps, kita bisa mengatur segala sesuatu yang berhubungan dengan proyek hanay menggunakan smartphone. Termasuk kegiatan monitoring hingga kegiatan reporting.
On-Cloud dan On-Promise
On-Cloud yang memberikan ruang penyimpanan yang sangat luas dan besar. Serta On-Promise yang memiliki system keamanan untuk menjaga kerahasiaan data penting perusahaan.
Dua fitur ini tentu akan membuat project cost menjadi lancar, selain ruang penyimpanan yang tidak terbatas tentu kerahasian kamu akan terjaga.
Yakin masih ragu dengan Tomps?
Ini kata mereka
Kamu kapan?
1 comment
Diana Sari
Bisa digunakan untuk menunjang bisnis juga ya.. lumayan membantu…